Hi mọi người, số là nhân một ngày đẹp trời, trong lúc Q lên kế hoạch làm hộ chiếu cho tụi nhỏ (trước đó đã hết hạn), thì lại ngẫu hứng đổi hộ chiếu của mình sang mẫu hộ chiếu mới luôn (cái cũ màu “Xa lánh” á mọi người, còn hạn đến năm 2025 lận).
Lý do tại sao Q lại đổi hộ chiếu? Chỉ là vì ham đẹp thôi mọi người. kaka. Hộ chiếu mới có gắn chíp, có màu xanh dương nhìn in-tờ-na-sần-nồ hơn và giấy in bên trong rất đẹp (in hình các danh lam thắng cảnh của Việt Nam).
Chuyện chẳng có gì đáng nói (vì bên Cơ quan xuất nhập cảnh không có cấm mình đổi hộ chiếu khi chưa hết hạn), chỉ là, trong cái hộ chiếu cũ của Q còn 1 cái Visa Hàn C-3-91 (visa 5 năm đại đô thị) đang còn hạn. Và thế là câu chuyện đổi thông tin passport cho Visa ra đời.
KVAC – nơi đại diện nhận các hồ sơ đăng ký Visa Hàn Quốc chắc chắn sẽ không hỗ trợ được trong trường hợp này, bởi vì họ chỉ là trung gian tiếp nhận hồ sơ nhằm giảm áp lực cho Đại sứ quán Hàn, họ chỉ tiếp nhận hồ sơ mới như: visa du lịch, thăm thân, du học, công tác, làm việc, chữa bệnh…
Cơ quan xuất nhập cảnh Việt Nam cũng không thể lo cho mình trong vụ này luôn. Q có tìm được thông tin, một trang trên mạng bảo ở ngoài Hà Nội: khi nộp Passport cũ cho Cơ quan xuất nhập cảnh thì nên đính kèm một tờ giấy note – Thông báo là bên trong passport cũ có Visa còn hiệu lực, để họ không bấm lỗ passport cũ của mình. Đến lúc đi Hàn thì cầm theo cả hai để đối chiếu. THỰC TẾ, đời không như là mơ đâu nha mọi người. Ai cho mình cầm 2 cuốn hộ chiếu tung tẩy đi khắp nơi chứ! Anh cảnh sát khi nghe Q hỏi: “Anh ơi, passport cũ của em có visa còn hiệu lực, em phải làm sao ạ?”. Ảnh liếc Q 1 phát thiệt băng giá và bảo rằng: “Ở đây không phụ trách chuyện đó, chỉ cấp passport thôi!”. Tèng Teng….
Thế là sau 7 ngày, Q ngậm ngùi nhìn tấm visa Hàn Quốc thương yêu của mình nằm trong chiếc visa đã bị đục lỗ.
Không thể bó tay được, Q quyết định lên mạng tìm thông tin một lần nữa và được biết là có thể chủ động đổi thông tin passport trên trang web của đại sứ quán. Hura.
Theo hướng dẫn của trang web Q tìm được, Q đã đổi thông tin passport rất nhanh chóng và dễ dàng. Website hướng dẫn + Website của đại sứ quán nói: “Sau khi đăng ký đổi thông tin thành công thì trong vòng 10 ngày làm việc, đại sứ quán sẽ gửi email xác nhận kèm tờ certificate (mình có thể kẹp tờ certificate này vào Passport nếu không yên tâm”. Thế là mình yên tâm chờ đợi.
Rồi….10 ngày, 20 ngày, 30 ngày…3 tháng…Q không thấy cái email xác nhận nào trong hộp thư điện tử cả … lên trang web Đại sứ quán kiểm tra kết quả xử lý hồ sơ thì nó báo một dòng xanh rờn: “Không có hồ sơ nào đang chờ xử lý” ….OMG….Q chuyển sang search thông tin số Passport cũ thì không có thông tin visa nữa….OMG…Thật sự hoảng loạn luôn á mọi người.
Trên website Đại sứ quán lại không có email để liên hệ. Lúc đó Q kiểu – Ai cứu tui với!!!! Tui phải tìm cái Visa của tui ở phương nào đây, làm mới thì không được, đi đại thì không đủ tự tin, lỡ xuống máy bay vô chỗ nhập cảnh họ bảo không có visa đuổi quay trở về thì làm sao? Mọi thông tin tìm được trên mạng đều dừng lại tại đó.
Nhưng Q mà, còn nước sẽ còn tát. Q không tin Đại sứ quán hủy visa của Q và Q cũng không xui đến thế. Nghĩ ngợi hồi lâu, Q bỏ hết những hướng dẫn của cái trang web mình xem, bỏ luôn sự trông chờ vào cái email xác nhận. Q vào phần đổi thông tin visa và đọc lại hướng dẫn. Họ có nhắc đến việc mình có thể kiểm tra tình trạng visa ở mục trạng thái visa. Cái là Q dùng số passport mới search thử, thì Ơ Rê Ka…trong số Passport mới của Q đã có thông tin Visa trong đó. Nghĩa là hồ sơ đã cập nhật thành công. Thế là Q tiếp tục vào mục tra cứu tình trạng Visa xem thử. Ô Là La, có thông tin mọi người ạ, và Q chỉ việc in Certificate ra thôi.
Bây giờ Visa Hàn Quốc đã bỏ kiểu dán visa giấy vào Passport của mình rồi. Họ quản lý bằng QR code. Hôm Q nhập cảnh Hàn hồi tháng 3 năm nay (3/2023) họ chỉ dán vào passport cái mã QR chứ không đóng dấu xuất nhập cảnh nữa. Với QR code này, bạn có có thể thông quan bằng cổng điện tử ở tất cả các sân bay nội địa Hàn. Certificate mình mang theo thực chất chỉ là cho mình yên tâm phòng hờ rủi ro thôi, chứ nó không dùng làm căn cứ nhập cảnh chính thức.
Trường hợp của Q là một trường hợp hiếm, đa phần các bạn làm visa mới hoặc xin cấp lại, có vấn đề gì các bạn có thể gọi hỏi trung tâm KVAC. Tuy vậy, Q vẫn muốn chia sẻ lên đây để lỡ có một bạn nào đó rơi vào trường hợp như Q thì sẽ biết làm như thế nào và không hoảng loạn nghen.
Lưu ý là những bạn đã nộp hồ sơ xin Visa, đến ngày hẹn có thể chủ động vào mục tra cứu thông tin visa để kiểm tra kết quả visa của mình nhé!
Dưới đây là Q hướng dẫn các bạn đổi thông tin Passport trong Visa Hàn nhe·
- Đầu tiên các bạn đăng nhập vào Website: https://www.visa.go.kr/ và chuyển sang ngôn ngữ Tiếng Việt hoặc Tiếng Anh nha. Lưu ý là dùng dùng tiếng Anh thì trang web tải ổn định hơn.
2. Sau khi chuyển qua giao diện Tiếng Anh, bạn vào mục Application bên góc trái màn hình và chọn mục Change of Passport Information.
3. Trang web sẽ hiện lên một trang nêu rõ những điều kiện và đối tượng có thể đổi thông tin passport, cách đổi và cách tra cứu sau đó (Các bạn đi đến trang này có thể chuyển sang tiếng Việt để đọc cho kỹ nếu muốn nha). Phía dưới phần giải thích có một cái mẫu điền thông tin. Name in English (Điền tên đầy đủ của bạn, không dấu); Date of birth (Ngày tháng năm sinh); Visa number (Số Visa của bạn – dãy số trên cùng bên trái của Visa, bắt đầu bằng ký tự sau đó là đến số, ví dụ: AC1234567); Passport No. (số Passport mà bạn được cấp visa trước đây). Sau khi điền xong thì nhấn nút Register (đăng ký).
4. Trang web sẽ chuyển bạn đến một bảng điền thông tin chi tiết hơn. Ở đó bạn bắt đầu cập nhật thông tin.
+ Khu vực Current Visa Details: là những thông tin về passport cũ của bạn và số Visa đang có hiệu lực, cơ quan đã cấp visa đó.
+ Khu vực Information to Report: là nơi bạn cập nhật thông tin Passport mới.
Name in English (Điền tên đầy đủ của bạn, không dấu); Date of birth (Ngày tháng năm sinh); New Passport number (Số Passport mới của bạn); New day of Issue (Ngày cấp mới); New Passport’s Date Expriy (Ngày hết hạn mới của hộ chiếu); Mobiphone No. (Số điện thoại di động); Telephone No. (Số điện thoại bàn nếu có); Email.
+ Khu vực dưới cùng Type of attachment file: là nơi bạn cập nhật hình chụp tờ thông tin của Passport cũ và Passport mới dưới định dạng file ảnh jpg/jpeg hoặc pdf.
Sau khi hoàn thành các mục, kiểm tra kỹ thông tin một lần nữa cho chính xác sau đó ấn nút Register. Hệ thống sẽ hiện thông báo là đã nhận thông tin cập nhật của bạn và sẽ gửi kết quả xác nhận qua email.
5. Sau tầm 10 ngày làm việc, nếu bạn vẫn chưa nhận được email thì bạn quay lại trang web: https://www.visa.go.kr/. Vào mục Check Application Status, chọn mục Check Application Status & Print.
6. Tại mục kiểm tra tình trạng Visa (Check Application Status & Print), chọn mục Diplomatic Office rồi điền thông tin vào các trường để trống: Passport No. (Số Passport mới của bạn); Name In English (tên đầy đủ không dấu); Date of Birth (Ngày tháng năm sinh). Rồi nhấn Search.
7. Nếu Visa bạn được xét duyệt, trang web sẽ trả cho bạn kết quả như bên dưới bao gồm: Date of Application (Ngày nộp hồ sơ xin visa); Application Status (Tình trạng Visa đã được Approved (chấp nhận) vào ngày nào); Types of Visa (Loại Visa – Multi hay Single); Status of Stay (Loại visa theo diện gì – Đại đô thị hay du lịch 1 lần, du học, thăm thân, công tác…); Expriy Date ( Ngày hết hiệu lực Visa). 
Bên cạnh có chữ Certificate, bạn click vào sẽ download được giấy xác nhận visa để in hoặc lưu về.
Hy vọng bài viết của phần phần nào giúp ích cho các bạn trong công cuộc chuẩn bị cho những chuyến đi vui vẻ sắp tới của mình nhé!
Annie Quynh Nguyen 